Que signifie un écart entre l'inventaire et l'état de l'actif ?

Les deux documents ne concordent pas. Le rapport lu cite un exercice 2020 où l'état de l'actif et l'inventaire ne concordaient pas, pour plusieurs comptes, et où la chambre a rappelé l'obligation de mise en concordance.

Qui tient chacun de ces deux documents ?

Selon le rapport lu, qui cite l'instruction M14, l'ordonnateur tient l'inventaire, qui recense et décrit les biens, et le comptable tient l'état de l'actif.

Concordance inventaire et état de l'actif

L'inventaire et l'état de l'actif décrivent les mêmes biens, mais ne les tiennent pas de la même façon. Le premier relève de l'ordonnateur, le second du comptable public. Quand les deux documents ne concordent pas, une chambre régionale des comptes peut le relever dans ses observations. Cette page explique ce que dit un rapport de chambre régionale des comptes sur ce sujet, et propose une méthode pour expliquer un écart compte par compte.

Ce que dit le rapport lu

Le document lu est un rapport d'observations définitives d'une chambre régionale des comptes (Grand Est) sur un établissement public de coopération intercommunale. Il porte sur les exercices 2017 et suivants, et il a été délibéré le 31/08/2022. Le passage étudié concerne la situation au 31/12/2020.

Le rapport constate deux choses :

l'état de l'actif est cohérent avec la balance ;
en revanche, « il n'y a pas de concordance entre l'état de l'actif et l'inventaire » à cette date.

La chambre adresse un rappel au droit : procéder à la mise en concordance de l'inventaire comptable et de l'état de l'actif, conformément à l'instruction M14. Le rapport lu ne décrit pas de procédure d'ajustement formalisée, et ne donne pas la réponse de l'ordonnateur sur ce point.

Les écarts relevés

Le tableau ci-dessous reprend les montants bruts cités par le rapport, au 31/12/2020.

Compte	État de l'actif	Inventaire	Écart constaté
21, immobilisations corporelles (valeur brute)	53 726 378 €	49 788 317 €	3 938 061 €
22, immobilisations reçues en affectation	0 €	1 943 109 €	1 943 109 €
20, immobilisations incorporelles (valeur brute)	non indiqué	non indiqué	253 643 €
23, immobilisations en cours	non indiqué	non indiqué	1 054 740 €
24, immobilisations affectées ou mises à disposition (amortissements)	non indiqué	non indiqué	2 720 440 €

L'écart du compte 21 est calculé ici en valeur absolue : 53 726 378 € moins 49 788 317 € donne 3 938 061 €. Le rapport écrit cet écart avec un signe moins. Le rapport ne donne pas les valeurs de l'état de l'actif et de l'inventaire pour les comptes 20, 23 et 24, seulement les écarts.

Les causes repérées

Le rapport identifie quatre causes :

des biens de syndicats dissous au 01/01/2018 n'ont pas été intégrés à l'inventaire, alors que l'établissement exerçait la compétence correspondante ;
un bien restitué aux communes figurait encore à l'inventaire ;
des biens ont été imputés à des comptes différents selon le document ;
des immobilisations en cours n'ont pas été transférées vers leurs comptes définitifs.

Le rapport relève aussi un bien cédé en 2020 qui figure encore au compte 2138, dans l'inventaire comme dans l'état de l'actif. Une cession ou une restitution non répercutée dans les deux documents se repère en comparant les lignes de chaque compte.

Méthode pour expliquer un écart

Dater les deux documents au même jour de clôture. Un écart entre deux dates ne prouve rien.
Comparer compte par compte, en commençant par les comptes où l'écart est le plus grand.
Chercher la cause de chaque écart : bien sorti, bien non transféré, bien restitué, imputation différente.
Demander les justifications à l'autre service, ordonnateur ou comptable selon le cas, et noter la régularisation.

Exemple fictif : un bien de 12 000 € classé en immobilisation en cours dans l'inventaire, et en compte 21 dans l'état de l'actif, crée un écart de 12 000 € sur chacun des deux comptes, de sens opposé. La régularisation consiste à le classer au même compte des deux côtés.

Questions à poser

« Quel est l'écart, compte par compte, entre l'inventaire et l'état de l'actif à la date de clôture ? »
« Quels biens cédés ou restitués figurent encore dans l'un des deux documents ? »
« Quelles immobilisations en cours n'ont pas été transférées vers un compte définitif ? »
« Quels écarts ont changé entre deux exercices, et lesquels sont restés identiques ? »

Les questions sur la valeur demandent les deux documents, à la même date, dans un format qui permet de les comparer ligne à ligne.

Vérifier la réponse

Les totaux par compte sont identiques des deux côtés une fois les écarts expliqués.
Chaque écart expliqué a une cause écrite, un montant et l'identifiant du bien concerné.
Aucun reliquat non expliqué ne subsiste dans le tableau final.
Le rapport de la chambre et la date de la pièce citée sont conservés avec le tableau de concordance.
Pour un chiffre présenté à une assemblée délibérante, faire valider la concordance par le comptable public.