Demande de documents administratifs : délais

Une demande de document administratif, par exemple un contrat, un compte rendu ou un plan adressé à une mairie, a un délai de réponse d'un mois. Si la mairie ne répond pas dans ce délai, son silence vaut refus tacite. Le demandeur peut alors saisir la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA), gratuitement. Cette page explique les délais, les modes de communication et la façon de suivre les demandes.

Les délais, tels que la CADA les décrit

La fiche de la CADA sur les modalités de communication fixe les repères suivants :

• Un mois : c'est le délai au-delà duquel le silence de l'administration vaut refus tacite de communication.
• Un dépassement : la CADA indique qu'il est admis dans des cas très exceptionnels, mais elle recommande d'informer le demandeur en cas de difficulté.
• La saisine de la CADA : elle est obligatoire avant tout recours contentieux. Elle peut se faire par courrier, par courriel ou par le formulaire en ligne. La fiche précise que faire appel à la CADA est gratuit.
• Une demande écrite : elle permet de conserver une trace, notamment pour établir une décision implicite de rejet.

La fiche lue ne donne ni le délai dont dispose la CADA pour rendre son avis, ni le délai de deux mois pour la saisir. Ces deux points doivent être vérifiés dans les textes avant d'être donnés à un demandeur.

Les modes de communication

Le Code des relations entre le public et l'administration (article L. 311-9), tel que cité par la CADA, prévoit quatre modes d'accès :

1. la consultation gratuite sur place ;
2. la reproduction, aux frais du demandeur ;
3. l'envoi par courrier électronique, sans frais ;
4. la publication en ligne.

Pour un document numérique demandé par courriel ou publié en ligne, l'article L. 300-4 exige un format « dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé ». Si le document n'existe pas dans ce format, l'administration doit le convertir, sans être tenue d'adopter le format demandé.

Les copies papier peuvent être facturées, dans la limite de 0,18 € par page A4 et de 2,75 € par cédérom, selon l'arrêté du 1er octobre 2001 cité par la CADA.

Tenir le registre des demandes

Un registre simple suffit. Une ligne par demande, avec la date de réception, qui calcule la date limite.

Dans l'exemple, la date limite de la première ligne est bien le 10/04/2026, un mois après le 10/03/2026. Le registre se corrige à la saisie : une date d'envoi postérieure à la date limite signifie un dépassement, à signaler dans la colonne « Décision ».

Questions à poser

• « Quelles demandes de documents ont plus d'un mois sans réponse ? »
• « Combien de demandes ont été traitées par courriel, et combien par copie papier facturée ? »
• « Quels documents ont été demandés plus de trois fois dans l'année ? » (ils sont candidats à une publication en ligne)
• « Combien de demandes ont été refusées tacitement, par service ? »
• « Quelles demandes ont donné lieu à une saisine de la CADA ? »

Les deux dernières questions demandent des données que le courrier ne donne pas toujours : le silence ne produit aucune lettre, il faut donc le relever dans le registre.

Vérifier la réponse

• La date limite de chaque ligne est bien la date de réception plus un mois.
• Chaque réponse écrite a une date d'envoi.
• Le total des frais de copie papier ne dépasse pas les tarifs cités.
• Une demande sans date d'envoi est comptée comme en attente, et non comme traitée.
• Pour chaque document communiqué en numérique, noter le format transmis, et vérifier qu'il figure dans un standard ouvert au sens de l'article L. 300-4.