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Données personnelles dans les délibérations publiées
Quand un nom peut rester dans une délibération mise en ligne, quand il faut l'occulter, et quelle grille de relecture appliquer avant publication.
Mis à jour le
Par principe, une donnée personnelle ne se publie pas en ligne telle quelle. Une délibération mise en ligne doit donc être relue : les noms et appréciations qui ne servent pas à informer le public sont occultés avant publication. La règle vient de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), qui la rattache au Code des relations entre le public et l'administration. Cette page donne la règle, les exceptions et une grille de relecture. Elle ne remplace pas l'avis du juriste de la collectivité.
La règle de départ
La CNIL, dans sa page sur la publication en ligne des documents des collectivités (dernière date affichée : 10/07/2023), pose le principe suivant : les données personnelles sont anonymisées avant publication, sauf exceptions. Une diffusion sans anonymisation est dérogatoire et doit s'apprécier strictement. Il revient à l'administration de décider si la mise en ligne d'une donnée personnelle est nécessaire à l'information du public.
Trois cas permettent de publier sans anonymisation :
- les personnes concernées ont donné leur consentement préalable ;
- une disposition législative contraire existe ;
- le document relève d'une des dispenses de l'article D. 312-1-3 du CRPA, comme les documents sur les conditions d'organisation de l'administration ou sur la vie politique. La CNIL précise que cette liste n'est pas exhaustive.
Une simple obligation d'affichage ne suffit pas à justifier une publication en ligne non anonymisée.
Ce que la CNIL dit des délibérations et des arrêtés
Le Code général des collectivités territoriales prévoit un droit à communication particulier pour les délibérations, qui écarte l'application de certains articles du CRPA. La CNIL cite un arrêt du Conseil d'État de 2010 : ces dispositions ne prescrivent pas la communication des arrêtés portant appréciations individuelles sur des fonctionnaires communaux.
Deux conséquences pratiques en découlent, selon la page lue :
- les mentions qui ne sont ni justifiées ni utiles à l'information sur la gestion locale doivent être occultées avant toute communication, et donc avant publication ; à défaut, le document n'est pas publiable ;
- les arrêtés de délégation de fonction ou de signature ne sont pas anonymisés, car ils relèvent de l'organisation de l'administration.
L'obligation de publier les actes « dans leur intégralité » n'est pas regardée par la CNIL comme une dérogation au principe d'anonymisation. L'article L. 2131-1 du CGCT, tel qu'il a été lu, organise la publication électronique des actes sans traiter lui-même des données personnelles.
Informer les personnes concernées
La CNIL demande que les personnes concernées soient informées que leurs données « seront susceptibles d'être publiées en ligne ». L'information doit être donnée en termes clairs et simples et couvrir l'existence de leurs droits et la manière de les exercer.
Le droit d'opposition existe en principe lorsque la base légale est la mission d'intérêt public. La page précise qu'il ne s'applique pas aux collectivités de plus de 3 500 habitants lorsque la publication repose sur une obligation légale.
Grille de relecture
Cette grille est un outil de travail, pas un avis juridique. Chaque cas doit être tranché par la collectivité.
| Mention | Question à se poser | Point de départ |
|---|---|---|
| Nom d'un administré | Son identité sert-elle à comprendre la décision ? | occulter si la réponse est non |
| Appréciation sur un agent | La mention porte-t-elle sur sa manière de servir ? | occulter, selon la CNIL |
| Délégation de signature | Le document relève-t-il de l'organisation de l'administration ? | pas d'anonymisation selon la CNIL |
| Montant versé à une personne physique | Le montant éclaire-t-il la gestion locale ? | à trancher au cas par cas |
Exemple fictif : une délibération accorde une aide à un habitant nommé. Si le nom n'est pas nécessaire pour comprendre l'objet et le montant, la relecture le remplace par une mention générique, par exemple « un habitant ».
Questions à poser
- « Combien de délibérations mises en ligne contiennent un nom de personne physique ? » (à partir d'un export du texte des PDF)
- « Quelles délibérations ont été mises en ligne avant une relecture écrite ? »
- « Quelles délibérations relèvent d'une délégation de signature ? »
- « Quelles personnes citées dans les actes de l'année ont reçu l'information prévue par la CNIL ? »
Vérifier la réponse
- Une recherche automatique de noms ne suffit pas : une relecture humaine doit confirmer chaque occultation.
- Vérifier que l'occultation se voit dans le PDF publié, et non seulement dans une copie de travail.
- Garder une trace de la relecture : date, nom de l'agent, cas tranchés.
- Pour un acte qui touche un agent, vérifier avant publication que la mention est nécessaire à l'information du public.
Questions fréquentes
Peut-on publier le nom d'une personne dans une délibération ?
Par principe non. La CNIL indique que les données personnelles sont anonymisées avant publication, sauf si les personnes ont donné leur accord, si une disposition législative le prévoit, ou si le document relève d'une dispense de l'article D. 312-1-3 du CRPA.
Faut-il informer les personnes dont le nom figure dans un acte ?
Oui. La CNIL indique qu'elles doivent être informées, en termes clairs et simples, que leurs données seront susceptibles d'être publiées en ligne, et de leurs droits.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :